Informacja z kontroli przeprowadzonych w 2010 r. przez Wydział Kontroli Finansowej w Biurze Dyrektora Generalnego Głównego Urzędu Statystycznego
Kontrole w komórkach organizacyjnych Głównego Urzędu Statystycznego
W roku 2010 przeprowadzono pozaplanową kontrolę doraźną w Departamencie Administracyjno-Budżetowym i w Biurze Dyrektora Generalnego. Kontrola miała na celu sprawdzenie czy wewnętrzne uregulowania obwiązujące w GUS są zgodne z aktualnymi przepisami prawnymi oraz czy rozwiązanie te są w praktyce przestrzegane. Przeprowadzono ją w obszarach:
- planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi,
- gospodarowanie majątkiem jednostki (w zakresie wewnętrznych procedur kontroli finansowej).
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia:
1. Planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi
Stwierdzono cztery uchybienia polegające na niedostosowaniu wewnętrznych procedur kontroli finansowej do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych oraz braku w nich precyzyjnego zapisu, w jaki sposób powinien być opisany dokument księgowy, aby stanowił wiarygodną podstawę do zapłaty.
2. Gospodarowanie majątkiem jednostki
Stwierdzono sześć uchybień. Wszystkie dotyczyły treści instrukcji inwentaryzacyjnej i nieprzestrzegania zawartych w niej zapisów, w tym zaniechania prowadzenia inwentaryzacji ciągłej.
Do skontrolowanych jednostek Dyrektor Generalny Głównego Urzędu Statystycznego wystosował zalecenia pokontrolne.
Pisemne informacje o sposobie realizacji zaleceń przekazano w wymaganym terminie.
Kontrole w jednostkach służb statystyki publicznej
W roku 2010 Wydział Kontroli Finansowej przeprowadził łącznie 12 kontroli problemowych w jednostkach służb statystyki publicznej.
Kontrolą objęto 10 urzędów statystycznych, tj.: w Białymstoku, Bydgoszczy, Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie, Olsztynie, Rzeszowie, Szczecinie, Wrocławiu oraz Centralną Bibliotekę Statystyczną (CBS) i Zakład Wydawnictw Statystycznych (ZWS).
Kontrole finansowe w jednostkach służb statystyki publicznej przeprowadzono w obszarze 5 wydzielonych grup ryzyka, tj.:
- planowania i gospodarowanie środkami publicznymi - 8 jednostek
- zakupów towarów i usług - 4 jednostki,
- ewidencji księgowej - 1 jednostka,
- sprawozdawczości - 2 jednostki,
- gospodarowania majątkiem jednostki - 3 jednostki.
W połowie jednostek objętych kontrolą problemową program kontroli zawierał jeden wydzielony obszar ryzyka. W urzędach statystycznych w Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie i Rzeszowie oraz w CBS skontrolowano dodatkowo obszar „planowanie i gospodarowanie w środkami publicznymi”, ale jedynie w zakresie w prawidłowości wewnętrznych procedur kontroli finansowej.
W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono następujące uchybienia:
1. Planowanie i gospodarowanie środkami publicznymi
Łącznie stwierdzono cztery uchybienia, polegające na błędach formalnych w wewnętrznych procedurach kontroli finansowej, braku wykazu aktualnych aktów prawnych, różnicy między deklarowaną składką ZUS a kwotą zapłaconą oraz drobnych nieścisłościach w rejestrze VAT.
2. Zakupy towarów i usług
Stwierdzono dwadzieścia jeden uchybień.
W zakresie zakupów towarów i usług o wartości netto powyżej 14.000 euro (objętych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych) były to głównie uchybienia formalne polegające m.in. na:
- przytoczeniu niewłaściwego artykułu ustawy Prawo zamówień publicznych przy opisie faktur,
- braku w treści umów podstawy prawnej ich zawarcia,
- operowaniu kwotami brutto w formularzach protokołów z przeprowadzonych postępowań.
Ponadto stwierdzono trzy inne uchybienia, tj.:
- brak wniosków do dyrektora jednostki o zatwierdzenie trybu postępowania,
- ustalanie w formie ustnej szacunkowej wartości zamówienia,
- nienależytą staranność w sporządzaniu dokumentacji z posiedzeń Komisji Przetargowej.
W zakresie zakupów towarów i usług o wartości netto nie przekraczającej 14.000 euro, w dwóch jednostkach stwierdzono, że przyjęte przez nie procedury postępowania w praktyce nie są przestrzegane, co podważa cel ich utworzenia, czyli wprowadzenie systemu pozwalającego na dokonywanie w sposób celowy i oszczędny zakupów nie objętych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
3. Ewidencja księgowa
Stwierdzono pięć drobnych nieprawidłowości, polegających na niepełnym opisie dokumentacji (4 przypadki) i niepełnej dekretacji faktury zakupu (jeden przypadek).
4. Sprawozdawczość
Nie stwierdzono uchybień.
5. Gospodarowanie majątkiem jednostki
Stwierdzono trzynaście nieprawidłowości polegających na:
- błędach w wypełnianiu kart drogowych (przeprawianie danych, niewypełnianie wszystkich rubryk),
- braku metody pomiary paliwa w instrukcji inwentaryzacyjnej,
- brak zatwierdzenia przez dyrektora jednostki sprawozdań z przeprowadzonych inwentaryzacji,
- drobnych błędach w sporządzaniu dokumentacji magazynowej.
Do jednostek, w których wystąpiły uchybienia Prezes Głównego Urzędu Statystycznego wystosował zalecenia pokontrolne.
Pisemne informacje o sposobie realizacji zaleceń przekazano w wyznaczonym terminie.
