Każdy podmiot gospodarki narodowej ma obowiązek rejestracji w rejestrze REGON prowadzonej działalności.

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. 2009 r. Nr 18, poz. 97), od dnia 31 marca 2009 r. zmieniły się zasady wpisywania podmiotów gospodarki narodowej do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON.

Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON przedsiębiorców będących osobami fizycznymi następuje na podstawie wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (wniosek EDG-1), który przedsiębiorca składa w urzędzie gminy/miasta. Wzór wniosku jest opublikowany jako załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie wzoru wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (Dz. U. 2009 Nr 50, poz. 399).

Organy prowadzące ewidencję działalności gospodarczej przesyłają niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania wpisu, do właściwego urzędu statystycznego, dane z wniosku EDG-1 wraz z kopią zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON przedsiębiorców podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego następuje na podstawie wniosku RG-1 (pierwszy wpis lub zgłoszenie zmian) lub RG-2 (skreślenie z rejestru) złożonego przez przedsiębiorcę do sądu rejestrowego. Wniosek RG przesyłany jest przez sąd rejestrowy niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu do właściwego urzędu statystycznego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.

Po dokonaniu wpisu do rejestru REGON Urząd Statystyczny drukuje zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON i przesyła je na wskazany przez przedsiębiorcę adres do korespondencji. 

Zgodnie z przepisami prawa przedsiębiorcy powinni zgłaszać się bezpośrednio do właściwych urzędów statystycznych tylko w przypadku, gdy: 

1. wniosek dotyczy zmian nieobjętych wpisem do ewidencji działalności gospodarczej, tj.: zmiana rodzaju działalności przeważającej, zmiana liczby pracujących i zatrudnionych, wpis jednostki lokalnej nie podlegającej wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej – np.: NZOZ, szkoła prowadzona przez osobę fizyczną, gospodarstwo rolne (z ewentualnym upoważnieniem dla osoby, która składa wniosek w imieniu przedsiębiorcy – jeżeli zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 – tekst jednolity z poźn. zm.)  podmiot działa przez pełnomocnika);
2. wniosek dotyczy zmian nieobjętych wpisem do rejestru przedsiębiorców np.: zmiana formy własności;
3. z wnioskiem o wpis do rejestru podmiotów wystąpi przedsiębiorca, który dokonał wpisu lub zmiany wpisu danych w ewidencji działalności gospodarczej/rejestrze przedsiębiorców przed dniem 31 marca 2009 r. i jednocześnie nie zgłosił tych informacji w urzędzie statystycznym do chwili wejścia w życie nowych przepisów prawnych w zakresie wpisu przedsiębiorcy w rejestrze REGON;
4. z żądaniem wydania aktualnego zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON;
5. gdy przedsiębiorca złoży wniosek o wpis w rejestrze przedsiębiorców w formie elektronicznej, wówczas zgodnie z art. 19b ust. 1 c ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przedsiębiorca składa wniosek o wpis w rejestrze podmiotów samodzielnie, drogą elektroniczną (wniosek RG-1 lub RG-2 składany za pośrednictwem systemu e-REGON);
6. gdy wniosek o wpis do rejestru podmiotów składa spółka kapitałowa w organizacji – zgodnie z brzmieniem art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (…) – spółka kapitałowa może podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców.

Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON podmiotu gospodarki narodowej niebędącego przedsiębiorcą następuje na podstawie wniosku RG-1 (pierwszy wpis lub zgłoszenie zmian) lub RG-2 (skreślenie z rejestru). Zgodnie z art. 42 ust. 6 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.) do wniosku RG dołącza się kserokopię dokumentu potwierdzającego powstanie podmiotu albo podjęcie działalności, zmianę cech objętych wpisem bądź skreślenie podmiotu.

Wniosek taki powinien być złożony w urzędzie statystycznym lub jego oddziale w województwie, na terenie którego:

• osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej ma siedzibę,
• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą niepodlegająca wpisowi do ewidencji działalności gospodarczej ma miejsce zamieszkania.